Eenmalige registratie en foutencontrole
Vroeger moest een landbouwer zowel documenten invullen voor VLM als voor ALV. Vaak met dezelfde gegevens. Die bovendien al klaar staan in de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO) of het Rijksregister.
Nu meldt de landbouwer zich aan met zijn elektronische identiteitskaart in zijn e-ID-lezer. De back offices (dat zijn alle relevante databanken waarop gewerkt wordt door VLM en ALV) halen via het MAGDA-platform van CORVE alle nuttige basisinformatie op uit KBO en Rijksregister. Daarna belandt de gebruiker op het platform dat de ministeries voor landbouw en leefmilieu samen opbouwden. Hij beschikt er over alle relevante gegevens die sinds 1996 werden geregistreerd, en kan meteen aan de slag. Is hij geen computerbolleboos? Dan kan hij zijn landbouwconsulent de klus laten klaren.
De sleutel van dit succes? Vroeger beheerde de VLM alle milieuaspecten van het grond- en mestbeleid. Het ALV was de schakel voor het beheer van bijvoorbeeld melkquota en de aanvraag van subsidies en steunmaatregelen van de Europese Unie. Elke administratie had zijn eigen gegevensbestand en de landbouwer moest dezelfde gegevens vaak tweemaal invullen. Beide agentschappen blijven verantwoordelijk voor hun opdrachten, maar de gemeenschappelijke informatie die ze hiervoor nodig hebben wordt nu slechts eenmaal verzameld.
Eenmalige invoer
VLM en ALV vervingen de eigen gegevensbanken door een nieuw gemeenschappelijk gegevensbestand. Dat leidde tot de Eenmalige Perceelsregistratie (EPR): elk perceel komt nog maar in één databank voor. Alle administraties én de landbouwer werken met dat unieke gegeven. Het resultaat? Minder werk en minder fouten.
“Vlaanderen telt op dit ogenblik 44.000 actieve landbouwers”, vertelt Ruben Fontaine van ALV. “Vorig jaar gebruikte maar ongeveer 1% het nieuwe e-loket. Dat lage percentage is normaal: het veld moet wennen. Vergelijkbare projecten in het buitenland kenden ook een trage start. Maar na een jaar of vier halen ze een bereik van 20 procent. We krijgen in elk geval heel positieve commentaren in landbouwmiddens en ontvingen al duizenden aanvragen voor toegang. Vooral jonge boeren en landbouwconsulenten zijn meteen voorstander van het e-loket. Geen wonder: we werkten van meet af aan nauw samen met landbouwers en hun organisaties.
 Terug naar het menu
Voordelen voor de landbouwer
Een landbouwer moet voor zijn aanvragen voor Europese steun een draaiboek van 138 pagina’s doorworstelen. En vervolgens bij de invoer geen enkele fout maken. Want als achteraf een anomalie wordt ontdekt, wordt hij financieel bestraft.
“Daarom hebben we alles gedaan om de vereisten van dat boek in de toepassing te verwerken”, zegt Ruben Fontaine. “Bij elke stap in de procedure voeren we controles uit. Loopt er iets mis? Dan krijgt de gebruiker meteen een foutmelding of suggestie. Zo ontdekt hij sneller eventuele tegenstrijdigheden. Helaas is de wetgeving zó ingewikkeld dat we niet elke fout kunnen uitsluiten. Zo voorziet de Europese reglementering ook limieten per hectare en dat kun je met deze toepassing niet helemaal controleren.”
“Vroeger moest een landbouwer vaak voor hetzelfde perceel een aanvraag indienen bij VLM en een tweede bij ALV”, voegt Maarten Stieperaere van VLM eraan toe. “Met de EPR moet dat nog maar één keer. Dat alleen al vermindert de administratieve werklast voor de landbouwer met 45%. En hij bespaart 50 tot 70% omdat hij minder gegevens moet doorgeven en dus minder contacten heeft met de overheid.
Terug naar het menu
Voordelen voor de administratie
De administratie bespaart in de eerste plaats vele manuren bij de verwerking van de aanvragen en formulieren. Ten eerste omdat de toepassing zelf al een groot aantal fouten wegfiltert: ze waarschuwt de landbouwer meteen tijdens de invoerprocedure. Ten tweede kunnen verschillende overheidsinstanties – zowel regionaal als federaal – nu veel gemakkelijker gegevens uitwisselen. “Vóór de eenmalige perceelsregistratie hadden we elk onze gegevensbank, en die waren incompatibel”, zegt Maarten. “Vooral VLM en ALV moeten veel gegevens uitwisselen en dat moest vroeger vaak via een moeizame procedure. Dat is van de baan, nu we allebei met dezelfde gegevens werken. En bovendien met een interface die ons linkt aan federale gegevens. Verandert een landbouwer bijvoorbeeld van domicilie? Dan wordt die aanpassing meteen doorgevoerd, zonder onze tussenkomst.”
Voor een administratie als VLM die onder Leefmilieu ressorteert, is het een extra verademing dat de eenmalige perceelsregistratie en het e-loket zorgen voor een aanzienlijke besparing op het papierverbruik. “We werkten ook intensief samen met de kenniscel Wetsmatiging aan de vereenvoudiging van onze formulieren”, vertelt Maarten nog. ”We besparen heel wat papier omdat landbouwers de gegevens rechtstreeks invullen in onze databank, en omdat VLM en ALV niks meer op papier moeten uitwisselen.”
Terug naar het menu
Tips voor projectverantwoordelijken
De eenmalige perceelsregistratie en het e-loket kwamen op zeer korte termijn tot stand. De aanzet dateert van april 2006, begin 2007 stonden de eerste modules online en eind 2007 was alles klaar.
“We hebben wel twee jaar lang alle hens aan dek geroepen”, zeggen Maarten en Ruben eensgezind. “Gelukkig was er een goede samenwerking met CORVE. Helaas is de e-governmentcel zelf onderbemand en kan ze niet zoveel ondersteuning geven als ze zelf zou willen. Maar de ontsluiting van de externe bronnen via het MAGDA-platform is en blijft een pijler van elke geslaagde e-governmenttoepassing.”
De sleutels van hun succes?
- Neem de tijd om naar elkaar en de doelgroep te luisteren
“VLM en ALV gingen rond de tafel zitten om te kijken wat de beste weg was om beide gegevensbanken te integreren”, zegt Ruben. “Je komt nergens als beide administraties niet zeker zijn dat alle relevante gegevens behouden blijven. Tegelijk stelden we van meet af aan een referentiegroep samen: 37 landbouwers en vertegenwoordigers van hun organisaties. We vergaderden tweemaal per jaar en wisselden tussendoor elektronisch informatie uit.”µ
- Begin met de back office
“Maak een grondige businessanalyse voor je aan de slag gaat. In onze situatie was het noodzakelijk de twee gegevensbanken te integreren”, zegt Maarten. “Maar dat vereiste ook een aantal aanpassingen aan de wetgeving.”
- Maak geen front office vanuit uw buikgevoel
“Uiteindelijk moet je als administratie niet zelf met de interface aan de slag. Wij luisterden naar onze referentiegroep van landbouwers. Voelt de gebruiker zich niet in zijn sas met je front office? Dan laat hij de toepassing links liggen.”
- Werk met een uitwisselingsplatform
“Wat wij misten? Een uitwisselingsplatform zoals ‘labora’ dat CORVE gebruikt. Nu moesten we alles aan elkaar doormailen. En dan is niet iedereen altijd met de meest actuele versie aan de slag. Resultaat? Dubbel werk en tijdverlies.”
- Zorg voor voldoende budgetten
“Ons budget was eigenlijk te klein. Ook al hadden we die extra 200.000 euro als VIP-project. Daarom moesten we risico’s nemen: eigen mensen voor een groot deel van de tijd weghalen van hun gewone werk. En dan riskeer je daar natuurlijk fouten. Het was zo’n beetje van: de winkel blijft open tijdens de verbouwingswerken!”
Terug naar het menu |
-
