Focus groeit in een-twee-drie
Voor alle duidelijkheid: een ICT- en e-governmentbeleid op poten zetten gaat niet in een-twee-drie. Met de I-Scan reikt CORVE u wel een instrument aan waarmee u meteen aan de slag kunt. U krijgt een precies beeld van hoe uw organisatie werkt en met ICT omspringt. Die zelfevaluatie bepaalt de krijtlijnen van een doordacht ICT-beleid. En er is meer: door deelnemers uit heel de organisatie hierbij te betrekken, groeit het draagvlak voor dat beleid.
- Hoe verloopt de I-Scan? Stap voor stap komt u samen met de Hogeschool Gent — die het traject begeleidt — te weten wat ICT voor uw gemeente kan betekenen:
- verkennend intakegesprek;
- workshop:
- O-Scan: doorlichting van uw organisatie;
- I-Scan: balans tussen organisatie en ICT;
- rapportering en aanbevelingen.
 Terug naar het menu
Het loopt niet zomaar los met uw ICT
Tijdens het verkennende intakegesprek krijgt de Hogeschool Gent een eerste indruk. Daarvoor praat ze met enkele sleutelmedewerkers uit uw organisatie. Dat is belangrijk. Gemeenten met weinig organisatiestructuren zijn soms wantrouwig en verwachten niet veel van ICT. Andere gemeenten denken dan weer dat het zo ook wel losloopt. Deze vooroordelen sneuvelen vaak al tijdens die eerste verkenningsronde.
Is de I-Scan iets voor uw gemeente? Een gemeente is nooit te klein. En zonder globale focus en doordachte visie loopt het niet zomaar los met uw ICT-beleid.
Terug naar het menu
Ontnuchterend zelfonderzoek
Het zwaartepunt van de I-Scan ligt in de workshop. Die duurt een dag en verenigt een twintigtal deelnemers rond de tafel — van schepen over secretaris tot administratief medewerker.
Het startpunt is de zogenaamde O-Scan. Dit zelfonderzoek confronteert de gemeente met haar organisatie en interne werking. Aan de hand van vragenlijsten wordt snel duidelijk in welke ontwikkelingsfase de gemeente zit.
Terug naar het menu
Initiatieven lopen naast elkaar
Het tweede deel van de workshop is de eigenlijke I-Scan. De deelnemers focussen daarin op ICT en informatisering in de gemeente. Situatiebesprekingen zetten hen daarbij op weg.
Al snel tekent zich een duidelijk profiel af hoe de gemeente de ICT-middelen inzet. Dat is soms ontnuchterend. De deelnemers durven zichzelf al eens te overschatten. Er beweegt toch al heel wat op de werkvloer? Dat klopt. Aan initiatieven is er meestal geen gebrek. Toch zijn die vaak erg taakgericht en lopen ze naast elkaar. Het gevolg: de gemeente werkt weinig efficiënt en onvoldoende klantgericht.
Terug naar het menu
Dienstoverschrijdend overleg versus eilanddenken
Een probleem dat vaak opduikt in elke organisatie! Diensten werken heel resultaatgericht en zetten de ICT-middelen ad hoc in, zonder veel onderlinge afstemming. U vraagt, wij draaien. Knelpunten die de I-Scan snel blootlegt.
Bij de deelnemers van de I-Scan groeit het besef dat écht dienstoverschrijdend denken nodig is om de vaak dure infrastructuur maximaal te benutten. En dat dit heel wat kosten en moeite kan besparen. Ook de bereidheid om af te stappen van het eilanddenken groeit. Tegelijk overtuigen de deelnemers elkaar dat de gemeente ook een actievere houding kan aannemen tegenover ICT-leveranciers. Ze hoeven hun voorstellen niet zomaar te aanvaarden.
Terug naar het menu
Gemeenten komen zelf tot inzicht
Enkele weken later volgt een eindgesprek met rapportering en aanbevelingen. Soms gebeurt dit in beperkte kring, in andere gevallen met heel de groep. Dat levert stof op voor discussie en opent denkpistes. De deelnemers zien nu het totaalbeeld en reiken zelf concrete actiepunten aan. Daar speelt de I-Scan op in met bruikbare aanbevelingen. Want een groot(s) beleidsplan is niet de enige oplossing. Zo volstaat het soms om van ICT een vast agendapunt van het managementteam of college te maken. Andere tips? Leden van het managementteam actief betrekken in de ICT-stuurgroep, kleine taakgerichte werkgroepen … Met kleine ingrepen in het bestaande gegevensbeheer verbetert de dienstverlening van de gemeente vaak sterk.
Terug naar het menu
I-Scan brengt echt iets op gang
De deelnemers kennen vaak al een stuk van de oplossing, maar de benadering vanuit een totaal andere invalshoek maakt veel duidelijk en brengt samenhang. Zo optimaliseert de sterkte- en zwakteanalyse de werking van de gemeente en groeit de wil om dienstoverschrijdend over ICT na te denken. Dat laat zich snel voelen. Deelnemers getuigen dat de communicatie verbetert en ICT-beslissingen meer doordacht gebeuren. Kortom: de I-Scan zet een dynamiek in gang en laat het inzicht in de mogelijkheden van ICT groeien.
“We zijn een beetje met de neus op de feiten gedrukt”, vat een deelnemer het na afloop samen. “Maar met deze I-Scan kunnen we nu écht aan de slag. Hier is écht iets gebeurd!”
Terug naar het menu |
-
