publicatiedatabank

E-regeren: De vlaamse regering gaat digitaal

Binnenkort zal de papierberg op de ministeriële kabinetten aanzienlijk inkrimpen. Vanaf het najaar zal de agendering van dossiers op de Vlaamse Regering namelijk volledig elektronisch kunnen verlopen.

Die digitale revolutie heeft alles te maken met het project elektronische regeringsvoorbereiding, kortweg e-regeren. Dankzij dat initiatief kunnen dossiers op een veel eenvoudigere manier op de agenda van de ministerraad belanden. Het e-regerenproject wil via een beveiligd systeem alle noodzakelijke documenten ter beschikking stellen van ministers, kabinetsleden en bevoegde ambtenaren. De Vlaamse kabinetten krijgen met e-regeren een eigen werkomgeving ter beschikking waarmee ze binnen hun kabinet of tussen kabinetten op een eenvoudige en snelle manier dossiers kunnen uitwisselen. Door de mogelijkheid om documenten en informatie gemeenschappelijk ter beschikking te stellen laat e-regeren ook de interne werking van de kabinetten efficiënter verlopen. Ook de bevoegde ambtenaren in de administraties en de verschillende adviesinstanties, zoals de Inspectie van Financiën en de Raad van State, zullen toegang krijgen tot het elektronische platform.Zodra een dossier in het systeem ingegeven wordt en op het platform terechtkomt, worden de betrokken partijen per mail verwittigd. Daarna kunnen ze het dossier eventueel bewerken en ter beschikking stellen van diverse kabinetten, bijvoorbeeld voor een interkabinettenoverleg. Daarnaast kan het ook voorgelegd worden voor advies aan de diverse adviesinstanties en uiteindelijk op de agenda van de Vlaamse ministerraad gebracht worden. Alle stukken worden ondertekend met de digitale handtekening van de elektronische identiteitskaart. Zo’n handtekening maakt de documenten meteen authentiek en vrijwaart het systeem van misbruik. Na een bespreking door de Vlaamse Regering kan ten slotte het volledige dossier meteen ook gearchiveerd en ontsloten worden. Tot voor kort werden enkel de agenda’s en notulen van de ministerraden elektronisch verdeeld.

De afdeling Kanselarij van de Vlaamse Regering, die het hele besluitvormingsproces van onze regering verzorgt, mailde ze telkens door naar de verschillende kabinetten en secretariaten-generaal van de administraties. De documenten ter voorbereiding van de ministerraad, zoals nota’s, werden enkel op papier verspreid. Dankzij het e-regerenproject zullen die nu ook elektronisch rondgestuurd kunnen worden.

Met e-regeren wordt het eenvoudiger om over een document advies te vragen of om een overleg te plannen. Bovendien zullen alle geagendeerde documenten sneller ter beschikking staan van alle kabinetten en bevoegde ambtenaren. Zodra de afdeling Kanselarij de documenten agendeert, kunnen ze ook meteen opgevraagd worden. Alle documenten worden verwerkt en gearchiveerd in gewone documentformaten (Word, Excel …) waardoor ze eenvoudig doorzocht kunnen worden.