Aanvraagformulier kinderbijslag in prullenmand
E-government in hoogste versnelling: de overheid zet alle stappen volledig automatisch. En neemt de burger zo alle werk uit handen.
Kinderen onder de 18 jaar zijn leerplichtig en dus betaalt de overheid de kinderbijslag automatisch uit aan de ouders. Vanaf hun achttiende verjaardag moesten de ouders zelf de kinderbijslag aanvragen met een formulier dat ze via school of universiteit kregen.
Weg papier
Tot het Vlaamse ministerie voor Onderwijs en Vorming de ingeving kreeg om die papierwinkel op te doeken. De scholen sturen immers in oktober digitale lijsten met alle ingeschreven leerlingen en studenten naar het onderwijsdepartement. Daar weet men dus perfect wie nog studeert. Ook als iemand zich tijdens het school/academiejaar uitschrijft, komt dit automatisch in de databank.
Daarom zetten de onderwijsverantwoordelijken en de experts van CORVE zich rond de tafel met de Kruispuntbank voor Sociale Zekerheid (KSZ) en de twee grote kinderbijslagfondsen. Waarom maar twee fondsen? RKW (Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers) en RSVZ (Rijksinstituut voor de sociale verzekeringen der zelfstandigen) zijn verantwoordelijk voor 90% van de uitbetaalde bijslagen. De andere spelers sluiten later aan.
De gegevensuitwisseling loopt via het MAGDA-platform dat de gegevens van Onderwijs en Vorming doorsluist naar de federale overheid en vandaar naar de kinderbijslagfondsen. CORVE was co-manager van het project en zorgde voor financiële ondersteuning.
Langste elektronische ketting
“Het gaat jaarlijks om 75.000 attesten voor secundair en 150.000 voor hoger onderwijs”, vertelt projectcoördinator Lieve van Leuven (Onderwijs). “En technisch is het een van de langste elektronische kettingen in het land. Ze vertrekt bij de onderwijsinstellingen en loopt via de onderwijsadministratie en de KSZ naar de kinderbijslagfondsen en uitbetalingskassen.”
“Al die schakels op elkaar afstemmen is niet alleen een technisch hoogstandje. We moesten ook de communicatie tussen de partners in goede banen leiden en van iedereen het engagement krijgen om een deel van de koek te betalen. En natuurlijk moesten we garanties inbouwen om te vermijden dat er dubbele betalingen gebeuren of dat burgers geen kinderbijslag ontvangen.”
 Terug naar boven
Voordelen voor de burger
Voor de individuele burger is het voordeel overduidelijk: hij is verlost van dat jaarlijks terugkerende aanvraagformulier (tenzij zoon of dochter in Wallonië of het buitenland studeert). En van de zorg dat het tijdig op de juiste plaats terechtkomt. Waarschijnlijk merken de meeste Vlamingen het niet eens, omdat de vertrouwde automatische uitbetaling naadloos doorloopt. Slechts ongeveer 10% krijgt straks van de onderwijsadministratie nog een formulier.
De scholen zien een stuk van hun secretariaatswerk uit handen genomen. Geen leerlingen en studenten meer die om een formulier of stempel komen vragen.
Terug naar boven
Voordelen voor de administratie
“Alleen voor het ministerie van Onderwijs en Vorming is er theoretisch meer werk”, zegt Lieve van Leuven. “Vroeger hadden wij met de hele regeling eigenlijk niets te maken. Maar het past in onze rol van dienstverlening aan de onderwijsgemeenschap en de burgers.“Vooral de kinderbijslagfondsen zien zich werk uit handen genomen. Dat vooruitzicht motiveerde hen om mee te investeren in dit proces. Denkt u zich maar even in wat je uitspaart als je jaarlijks 220.000 formulieren niet langer handmatig moet verwerken!”
De overheid haalt zijn voordeel uit de grote foutenreductie die het proces meebrengt. Dat moet er onder meer toe leiden dat er minder foute betalingen en dus terugvorderingen gebeuren.
Terug naar boven
Tips voor projectverantwoordelijken
“De belangrijkste tip is zeker: werk samen met CORVE”, zegt Lieve van Leuven vol overtuiging. “Wij kregen uitstekende ondersteuning en vermeden een reeks potentiële valkuilen, omdat we op hun expertise konden voortbouwen. Omdat het een van de Vlaamse Integratie Projecten (VIP) was, kwam het in aanmerking voor financiële ondersteuningen door CORVE. Bovendien wonnen we langs die weg in 2006 een van de drie Spitsprijzen van de Vlaamse overheid.”
Grondige analyse
“Trek voldoende tijd uit voor een heel grondige analyse van uw project. Als ik zou herbeginnen, trok ik daar echt nóg meer tijd voor uit. Je spaart die achteraf gewoon uit. Dat is extra belangrijk in een project dat verschillende partners samen financieren: als er onderweg lijken uit de kast vallen, loert altijd het risico om de hoek dat een partner afhaakt.”
Communicatie
“Je moet ook veel tijd uittrekken voor communicatie. De partners moeten van bij het begin goed beseffen waar je naartoe wilt en inzien dat hun investering winst oplevert. Ze moeten elkaar ook écht vertrouwen. Ook tussen de opdrachtgevers en de technische partners moet die afstemming optimaal verlopen. Dat waren er bij ons meerdere: de ontwikkelaar voor de Vlaamse overheid en de informaticapartner die werkt voor de KSZ en de kinderbijslagfondsen.”
De projectcoördinator leidde de eerste vergaderingen in januari 2005 en midden 2007 werd de testfase met succes afgesloten. “Sommige mensen zeggen dan: 2,5 jaar, zo lang? Wel, van het RKW kreeg ik felicitaties omdat ze er nooit in geloofd hadden dat een project met deze complexiteit zo snel rond kon raken”, besluit Lieve van Leuven.
Terug naar boven
|
-
Lieve Van Leuven (Agentschap voor Onderwijsdiensten) 