Gebruikersbeheer
Basisscenario’s
Hoe geef ik een medewerker een gebruikersrecht?
Hoe wijzig ik de gebruikersrechten van een medewerker?
Hoe verleng ik een gebruikersrecht?
Hoe zoek ik gegevens over de toegekende rechten toe?
Hoe zet ik de rechten van een medewerker stop?
Detailvragen
Algemeen
Ik moet veel medewerkers toegang geven. Bestaat er een aangepaste procedure (bulkupload)?
Hoe lang duurt het na de registratie voor een gebruiker effectief toegang heeft?
Aanmaken
Hoe maak ik een gebruiker aan?
Hoe wijzig ik een gebruiker?
Hoe activeer ik een activiteit?
Hoe maak ik een relatie tot lokaal bestuur aan?
Hoe wijzig ik een relatie tot lokaal bestuur?
Hoe maak ik een gebruikersrecht?
Hernieuwen rechten
Waarom is een recht per definitie tijdelijk?
Hoe lang wordt een recht maximaal toegekend?
Krijg ik een verwittiging als een recht vervalt?
Zoeken
Hoe zoek ik een gebruiker?
Hoe zoek ik een relatie tot lokaal bestuur?
Hoe zoek ik een gebruikersrecht?
Zijn meer gedetailleerde zoekrechtenmogelijk?
Stopzetten
Hoe zet ik alles gebruikersrecht tijdelijk uit?
Hoe verwijder ik een gebruikersrecht?
Hoe verwijder ik een relatie tot lokaal bestuur?
Hoe verwijder ik een gebruiker?
Gekende problemen
De toepassing van het gebruikersbeheer loopt vast. Geen enkele opdracht wordt nog uitgevoerd. Wat is er gaande en wat kan ik doen?
Ondersteunende vereisten
Elektronische identiteitskaart
Ik ken de PIN-code van mijn elektronische identiteitskaart (EIK) niet meer. Wat kan ik doen?
Waar vind ik de software om met de elektronische identiteitskaart te werken? Hoe installeer ik die?
Ik heb problemen bij het aanmelden met mijn elektronische identiteitskaart (EIK). Wat kan de oorzaak zijn? En wat kan ik doen?
De toepassing vraagt naar een certificaat. Wat moet ik doen?
Federaal token
Wat is een federaal token?
Hoe vraag ik een federaal token aan?
Ik heb problemen bij het aanmelden met een federaal token. Wat kan de oorzaak zijn? En wat kan ik doen?
Certificaat
De toepassing vraagt naar een certificaat. Wat moet ik doen?
Systeemvereisten
Welke systeemvereisten zijn er voor het werken met het gebruikersbeheer voor lokale besturen?
Gebruikersbeheer
Basisscenario’s
Hoe geef ik een medewerker een gebruikersrecht?
Stap 1:
Is de gebruiker al gekend in het systeem? Indien u dit niet weet, kunt u dit nagaan via gebruiker>zoek. Kijk meteen na of het gebruikersrecht nog niet toegekend is.
Is de gebruiker al gekend, ga dan meteen naar stap 2. Is de gebruiker nog niet gekend, voeg de gebruiker dan toe via gebruiker>voeg toe. In een eerste scherm voegt u het rijksregister van de persoon in (eventueel BIS-nr voor niet-Belgen). Vervolgens bereikt u een scherm waarin u de verdere gegevens over deze persoon invoert. Indien gewenst kunt u in het veld reden ook een notitie invoegen (vb. tijdelijke werknemer). Deze notitie is enkel achter de schermen te zien. U bevestigt; de medewerker is toegevoegd.
Stap 2: Voeg de relatie tot lokaal bestuur toe. Dit is meteen mogelijk via het scherm waarin u na het creëren van de gebruiker terecht komt.
In andere gevallen bereikt u deze procedure via relatie tot lokaal bestuur>voeg toe. In dat laatste geval moet u eerst nog de gebruiker opzoeken. U klikt door naar de details van de gebruiker, en voegt van hieruit de relatie tot uw bestuur toe.
Om de relatie tot het lokaal bestuur toe te voegen selecteert u eerst de naam van uw lokaal bestuur. U duidt het type gebruiker aan. U kiest er m.n. tussen werknemer of externe (vb. een ict-ontwikkelaar). U bevestigt. U voegt in een volgend scherm ook een aantal details toe, zoals telefoonnummer en e-mail, zodat wij uw medewerker indien nodig kunnen contacteren.
Stap 3: Nu kunt u uiteindelijk het gebruikersrecht toevoegen. U komt na het creëren van een relatie tot bestuur meteen in het juiste scherm terecht, waar u kunt kiezen om een gebruikersrecht toe te voegen.
In andere gevallen bereikt u de procedure via gebruikersrechten>voeg toe. In dit laatste geval zoekt u eerst de gebruiker op.
U voegt het gebruiksrecht toe en bepaalt de periode waarin het geldig is (maximum 2 jaar). Indien gewenst kunt u een reden toevoegen.
Noot: zodra de gebruiker en de relatie tot uw lokaal bestuur gedefinieerd is, hoeft u in het vervolg enkel nog stap 3 te doorlopen, bij voorbeeld wanneer u een nieuw gebruiksrecht wenst aan te maken of een gebruiksrecht verlengen
terug naar overzicht
Hoe wijzig ik de gebruikersrechten van een medewerker?
- U gaat naar gebruiksrechten>wijzig/verlengen. Via het invullen van een zoekscherm, bereikt u een pagina waar u alle wijzigingen kunt doorvoeren, o.a. het gebruiker srecht verlengen.
- Verandert de medewerker ook in de relatie tot uw lokaal bestuur (tijdelijk uit dienst, ander telefoonnummer, ander e-mailadres, …) dan wijzigt u meteen ook de relatie tot uw lokaal bestuur. Dat doet u via relatie tot lokaal bestuur>wijzig. U kunt deze pagina ook rechtstreeks bereiken vanop de resultaatpagina van de vorige bewerking.
- Is de gebruiker tijdelijk niet langer actief, dan plaatst u de gebruiker op niet actief via gebruiker>wijzig. Ook het wijzigen van de gegevens over de gebruiker kan via deze weg. U kunt deze pagina ook rechtstreeks bereiken vanop de resultaatpagina van de vorige bewerking.
terug naar overzicht
Hoe verleng ik een gebruiker srecht?
U gaat naar gebruikersrechten>wijzig/verlengen. Via het invullen van een zoekscherm, bereikt u een pagina waar u alle wijzigingen kunt doorvoeren, o.a. het gebruiker srecht verlengen.
terug naar overzicht
Hoe zoek ik gegevens over de toegekende rechten op?
Zowel betreffende de gebruikersrechten als over de onderliggende relatie tot lokaal bestuur en gebruiker zijn er zoekschermen voorzien, telkens met aangepaste zoekmogelijkheden. Voor het eigenlijke gebruikersrecht kunt u ook zoeken op een referentiedatum. Dan krijgt u een overzicht van alle actieve of niet-actieve rechten zoeken. Het al dan niet zoeken op actieve of niet-actieve rechten bepaalt u via status.
terug naar overzicht
Hoe zet ik de rechten van een medewerker stop?
Alle rechten ineens stopzetten.
Ga naar gebruiker>deactiveer/activeer. Deactiveer de gebruiker. Hierdoor worden alle rechten opgeschort.
Definitief stopzetten
U gaat naar gebruiksrechten>herroep. Via een zoekscherm bereikt u een pagina waar u de gebruikersrechten kan stopzetten.
Indien de medewerker niet langer voor uw bestuur werkt, zet u eveneens de relatie tot lokaal bestuur stop via relatie tot lokaal bestuur>herroep of via het resultaatscherm van de vorige stap. U deactiveert de gebruiker ook op via gebruiker>activeer/deactiveer of via het resultaatscherm van de vorige stap. .
terug naar overzicht
Detailvragen
Algemeen
Ik moet veel medewerkers toegang geven. Bestaat er een aangepaste procedure (bulkupload)?
Ja, we kunnen u hierbij helpen, indien het om echt veel medewerkers gaat. In de meeste gevallen is dit niet nodig omdat deze medewerkers in de praktijk vaak stap voor stap toegevoegd worden, vanaf het moment dat men deze gebruikersrechten nodig heeft. U bespreek dit vooraf met Wim Martens.
Om deze gegevens te laten opnemen, moet u drie lijsten maken.
- Een lijst met de gebruikersgegevens:
- Een lijst met de relatie tot lokaal bestuur
- Een lijst met de gebruikersrechten
De vorm van deze lijsten wordt verder afgesproken wanneer u contact neemt.
terug naar overzicht
Hoe lang duurt het na de registratie voor een gebruiker effectief toegang krijgt?
De achterliggende procedure duurt hooguit enkele minuten. De gebruiker heeft dus quasi onmiddellijk toegang tot de gevraagde applicaties.
terug naar overzicht
Aanmaken
Hoe maak ik een gebruiker aan?
Ga eerst na of de gebruiker al gekend is in het systeem. Dat kan via gebruiker>zoek. Is de gebruiker nog niet gekend, voeg de gebruiker dan toe via gebruiker>voeg toe. In een eerste scherm voegt u het rijksregister van de persoon in (eventueel BIS-nr voor niet-Belgen). Vervolgens bereikt u een scherm waarin u de verdere gegevens over deze persoon invoert. Indien gewenst kunt u in het veld reden ook een notitie invoegen (vb. tijdelijke werknemer). Deze reden is enkel achter de schermen te zien. U bevestigt; de medewerker is toegevoegd. U bereikt een volgend scherm met een overzicht.
Opgelet: vooraleer de gebruiker effectief toegang heeft moet u
1. nog de relatie tot lokaal bestuur registreren en
2. de effectieve gebruiker srechten toekennen.
terug naar overzicht
Hoe wijzig ik een gebruiker?
Dat kan via gebruiker>wijzig. Na het zoekscherm waar u de betreffende gebruiker opzoekt, komt u via wijzig in een scherm waar u de nodige wijzigingen kunt doorvoeren
terug naar overzicht
Hoe activeer ik een gebruiker?
Ga naar gebruiker>deactiveer/activeer. U kunt deze actie ook uitvoeren vanuit het resultaatscherm van andere registratie m.b.t. deze gebruiker.
terug naar overzicht
Hoe maak ik een relatie tot lokaal bestuur aan?
Ga naar relatie tot lokaal bestuur>voeg toe. Via het zoekscherm komt u in een scherm waar u een relatie tot lokaal bestuur kunt toevoegen. U komt hierbij in een scherm waarbij u de naam van uw lokaal bestuur selecteert. U duidt het type gebruiker aan. U kiest er m.n. tussen werknemer of externe (vb. een ict-ontwikkelaar). U bevestigt in een volgend scherm en u voegt in een volgend scherm ook een aantal details toe, zoals telefoonnummer en e-mail, zodat wij uw medewerker indien nodig kunnen contacteren.
(Noot: er zijn indien nodig ook meerdere relaties tot lokaal bestuur per gebruiker mogelijk; bijvoorbeeld voor iemand die part-time in meerdere besturen werkt).
terug naar overzicht
Hoe wijzig ik een relatie tot lokaal bestuur?
Dat gebeurt via relatie tot lokaal bestuur>wijzig Via een zoekscherm vindt u de relevante gebruiker . U kunt doorklikken om zijn relatie tot lokaal bestuur te wijzigen.
terug naar overzicht
Hoe ken ik een gebruikersrecht toe?
Dat kan via gebruikersrechten>voeg toe. Via het zoekscherm zoekt u de gebruiker op. U kunt doorklikken via detail. U registreert het recht en duidt aan hoe lang het recht geldi blijft (max. 2 jaar). Indien gewenst voegt u daarbij ook een reden toe.
terug naar overzicht
Hernieuwen rechten
Waarom is een recht per definitie tijdelijk?
Mensen zijn vergeetachtig, dat is normaal. Toch is het bijzonder vervelend als een medewerker wanneer hij daar geen recht meer toe heeft (vb. omdat hij niet meer in uw lokaal bestuur werkt, of omdat hij een andere jobinhoud heeft) nog altijd gegevens consulteert of zelfs wijzigt die hij/zij niet behoort te zien. Om te vermijden dat dergelijke situaties lang duren, zijn rechten sowieso tijdelijk.
Opgelet! Niettemin is het de juridische (!) verantwoordelijkheid voor uw bestuur er voor te zorgen dat uw medewerkers geen enkele dag langer dan gerechtvaardigd toegang krijgen. Daarom bevelen we aan dat u, zodra u op de hoogte bent van de wijzigende situatie een aangepaste einddatum voor het recht definieert.
terug naar overzicht
Hoe lang wordt een recht maximaal toegekend?
Een gebruiker srecht is maximaal twee jaar geldig. U kunt dit uiteraard ook op minder lange tijdsduur instellen.
terug naar overzicht
Krijg ik een verwittiging als een recht vervalt?
De gebruiker krijgt een melding, twee weken voordat een recht vervalt. Indien de gebruiker dit recht verlengd wil hebben, contacteert hij zijn lokale beheerder.
terug naar overzicht
Zoeken
Hoe zoek ik een gebruiker ?
Dit doet u via gebruiker>zoek
terug naar overzicht
Hoe zoek ik een relatie tot lokaal bestuur?
Dit doet u via relatie tot lokaal bestuur>zoek
terug naar overzicht
Hoe zoek ik een gebruikersrecht?
Dit doet u via gebruikersrecht>zoek. U kunt ook zoeken op een referentiedatum. Dan krijgt u een overzicht van alle actieve of niet-actieve rechten die op die dag geldig zijn. Het al dan niet zoeken op actieve of niet-actieve rechten bepaalt u via status.
terug naar overzicht
Zijn meer gedetailleerde zoekfuncties mogelijk?
Neem voor gedetailleerde vragen contact met de helpdesk.
terug naar overzicht
Stopzetten
Hoe zet ik alle gebruikersrechten tijdelijk stop ?
U kunt een gebruiker tijdelijk stopzetten via gebruiker>wijzig. Na het doorlopen van het zoekscherm, en doorklikken via details, deactiveert u de gebruiker. Zo worden alle toegewezen rechten tijdelijk stopgezet.
terug naar overzicht
Hoe verwijder ik een gebruikersrecht?
U gaat naar gebruiksrechten>herroep. Daar kunt u, via het doorlopen van het zoekscherm, en doorklikken op details, de gebruikersrechten stopzetten.
Indien de medewerker niet langer voor uw bestuur werkt, zet u eveneens de relatie tot lokaal bestuur stop via relatie tot lokaal bestuur>herroep of via het resultaatscherm . U schort de gebruiker op via gebruiker >wijzig of via het resultaatscherm . Telkens na doorlopen van het zoekscherm en doorklikken via details.
terug naar overzicht
Hoe verwijder ik een relatie tot lokaal bestuur?
Let er op dat eerst alle gebruiksrechten bij de relatie tot lokaal bestuur verwijderd zijn. U verwijdert de relatie tot lokaal bestuur, indien de medewerker (al dan niet tijdelijk) niet langer voor uw bestuur werkt, via relatie tot lokaal bestuur>herroep. Let op, u deactiveert ook de gebruiker op via gebruiker>deactiveer/activeer of via het resultaatscherm.
terug naar overzicht
Hoe verwijder ik een gebruiker?
Let er op dat eerst alle gebruikersrechten en relatie tot lokaal bestuur bij deze gebruiker verwijderd werden. U deactiveert de gebruiker via gebruiker>deactiveer/activeer. Na het doorlopen van het zoekscherm, en doorklikken via detail kunt u de gebruiker deactiveren.
terug naar overzicht
GEKENDE PROBLEMEn
Na het enkele malen van het gebruikersbeheer loopt de toepassing vast. Geen enkele opdracht wordt nog uitgevoerd. Wat is er gaande en wat kan ik doen?
Dit probleem komt enkel voor in Internet Explorer 6. Door problemen in deze browser loopt het gebruikersbeheer lokale besturen er na een aantal sessies vast. U kunt dit oplossen door de cookies te verwijderen.
Hoe weet u of u Internet Explorer 6 gebruikt?
Ga in internet explorer naar help -> Info. Ziet u bij een versienummer een getallenreeks die met 6 begint, dan gebruikt u Internet Explorer 6, en kan het probleem opduiken.
Hoe verwijdert u de cookies?
Ga naar extra -> internet- opties. Op het tabblad ‘Algemeen’ ziet u het vak ‘tijdelijke internetbestanden’ drie knoppen: ‘cookies verwijderen’, ‘bestanden verwijderen’ en ‘instellingen’. Op ‘cookies verwijderen’ klikken volstaat in dit geval niet! U moet meteen doorklikken naar ‘instellingen’ en vervolgens ‘bestanden weergeven’. U selecteert in deze map alle (relevante bestanden) en verwijdert deze. (opgelet: dit is uw cache-map met uw tijdelijke bestanden. Kijk bij voorkeur toch even na of er geen office-documenten tussen staan die u nog wil bewaren).
Met het gebruik van andere versies van Internet Explorer of andere browsers werden ons geen problemen gemeld.
terug naar overzicht
Vragen over ondersteunende vereisten
Elektronische identiteitskaart
Hoe gebruik ik de elektronische identiteitskaart (EIK)?
U steekt uw EIK in de kaartlezer (apart toestel of geïntegreerd in uw pc). Via een pop-up vraagt men uw PIN-code. U typt deze in, en kunt van start gaan.
Opgelet: om uw EIK te gebruiken moet er software geïnstalleerd zijn en moet uw certificaat geregistreerd zijn op uw pc.
terug naar overzicht
Ik ken de PIN-code van mijn elektronische identiteitskaart (EIK) niet meer. Wat kan ik doen?
Bij het afhalen van de EIK bij de burgerlijke stand van uw thuisgemeente ontving u een blad met een PIN- en PUK-code. Heeft u uw PIN-code niet gewijzigd dan kunt u de vermelde PIN-code meteen gebruiken. Via de vermelde PUK-code kunt u ook een nieuwe PIN-code laten aanmaken.
U bent het blad kwijt, en kent zowel uw PIN- als PUK-code niet meer? Er zijn twee mogelijkheden:
- u vraagt uw PIN/PUK-code opnieuw aan bij het gemeentebestuur waar u gedomicilieerd bent.
- u gebruikt een federaal token.
terug naar overzicht
Waar vind ik de software om met de elektronische identiteitskaart te werken? Hoe installeer ik die?
Zonder EIK-software kunt u uw EIK niet uitlezen. Voor het installeren ervan moet u uiteraard gebruiksrechten op uw PC hebben. Indien nodig consulteert u dus de IT-verantwoordelijke van uw bestuur.
De EIK-software vindt u op eid.belgium.be. U vindt er ook de installatiehandleiding. Na installatie sluit u uw browser, mocht deze nog zou openstaan.
Opgelet!
Als u met Internet Explorer werkt, volstaat dit. Voor andere browsers zoals Firefox is een extra beveiligingsmodule nodig. Raadpleeg hiervoor deze handleidingen.
terug naar overzicht
Ik heb problemen bij het aanmelden met mijn elektronische identiteitskaart (EIK). Wat kan de oorzaak zijn? En wat kan ik doen?
U kunt dit testen via de testomgeving EIK. Werkt het niet? Sluit uw browser (Internet Explorer, Firefox, …), start die opnieuw en probeer nogmaals. Lukt het nog niet, start dan voor alle zekerheid uw pc opnieuw.
Veel voorkomende oorzaken:
Software?
Kijk na of de nodige software geïnstalleerd is. Verschijnt uw pasfoto eventjes als uw identiteitskaart ingevoerd wordt?
Indien de software niet geïnstalleerd is (of verouderd is), vindt u de EIK-software op eid.belgium.be. U vindt er ook de installatiehandleiding. Na installatie sluit u uw browser, mocht deze nog zou openstaan. Opgelet! Als u met Internet Explorer werkt, is dit alles, voor andere browsers zoals Firefox is een extra beveiligingsmodule nodig. Raadpleeg hiervoor deze handleidingen.
Certificaat?
Om uw EIK online te gebruiken moet u een certificaat installeren. Dat kan via de EIK-software.
Werken de toepassingen?
Start even een andere webtoepassing die de EIK gebruikt (vb. tax on web). Op die manier merkt u snel of het probleem zich bij het lezen van de EIK te situeren is of bij de toepassing voor het gebruikersbeheer voor lokale besturen.
Bij problemen met de EIK: contacteer de servicedesk van fedict.
Bij problemen met het gebruikersbeheer voor lokale besturen: contacteer Jan Godderis.
terug naar overzicht
De toepassing vraagt naar een certificaat. Wat moet ik doen?
Om uw EIK online te gebruiken moet u een EIK-certificaat installeren. Dat kan via de EIK-software.
terug naar overzicht
Federaal token
Wat is een federaal token?
Het federaal token is een alternatief voor de elektronische identiteitskaart. Voor het gebruik van het token kiest u een gebruiksnaam en een paswoord. Bij het aanmelden gebruikt u deze gebruiker snaam en paswoord, en typt u de gevraagde lettercombinaties van het token over. Een token is strikt persoonlijk, mag niet doorgegeven worden! Het bewijst dat u echt bent wie u beweert te zijn!
terug naar overzicht
Hoe vraag ik een federaal token aan?
Het federaal token kunt u aanvragen via volgende pagina Vraag een federaal token aan. Niet-Belgen wenden zich tot Fedict. De federale overheid stuurt u uw token op.
terug naar overzicht
Kan ik mijn federaal ambtenarentoken gebruiken?
Neen, u heeft een burgertoken nodig. Vraag een federaal token aan .
terug naar overzicht
Ik heb problemen bij het aanmelden met een federaal token. Wat kan de oorzaak zijn? En wat kan ik doen?
Sluit uw browser (internet explorer, firefox, …) af, start die opnieuw en probeer nogmaals. Lukt het nog niet, start dan voor alle zekerheid uw pc opnieuw op.
Blijven de problemen, start dan even een andere webtoepassing die het federaal token gebruikt (vb. tax on web). Op die manier merkt u snel of het probleem zich bij het lezen van het token te situeren is of bij de toepassing voor het gebruikersbeheer voor lokale besturen.
Bij problemen met het token: contacteer de servicedesk van fedict
Bij problemen met het gebruiker sbeheer voor lokale besturen: contacteer Jan Godderis.
terug naar overzicht
Certificaat
De toepassing vraagt naar een certificaat. Wat moet ik doen?
Om uw EIK online te gebruiken moet u een certificaat installeren. Dat kan via de EIK-software.
terug naar overzicht
Systeemvereisten
Welke systeemvereisten zijn er voor het werken met het gebruikersbeheer voor lokale besturen?
1. Besturingssysteem en software:
Windows:
- Internet Explorer 6.0
- Firefox 3.0
- Internet Explorer 7.0
- Internet Explorer 8.0
- Firefox 2.0
Mac:
- Safari 3
- Firefox 3
Het aantal ondersteunde platformen en browsers wordt in de toekomst wellicht verder uitgebreid.
2.. Federaal token of EIK beschikbaar voor lokale beheerders en gebruikers.
terug naar overzicht
|
-
