29 individuele rapporten
29 kleine en middelgrote Vlaamse gemeenten durfden het aan om organisatiekenmerken van hun gemeente, de inzet van ICT in hun gemeentelijke organisatie en de relatie tussen beiden te laten analyseren. Een intensieve oefening waarbij de verschillende actoren in de gemeentelijke administratie betrokken werden, en die – zo blijkt uit latere contacten – meestal een start blijkt voor een nieuwe dynamiek.
Conclusies op basis van de populatie van 29 gemeenten: staalkaart van organisatie vs. ICT in lokale besturen
Inhoud i-scan
5 Fasen
Centraal in de i-scan staat de indeling in 5 ontwikkelingsfasen. Die fasen geven weer hoe componenten van de organisatie zich tot elkaar verhouden. In hoeverre werkt men samen als één geoliede organisatie: intern binnen het bestuur én ten aanzien van ketenpartners.
Organisatie-scan (i-scan) én ICT-scan (i-scan)
In de o-scan brengt men leiderschap, beleid en strategie, procesorganisatie, de medewerkers en de beschikbare middelen en de inzet ervan in kaart. De I-scan werkt de o-scan verder uit. Deze scan onderzoekt de inzet van ICT binnen de organisatie. De confrontatie tussen beide scans schetst een levendig beeld van de organisatie, haar werking én haar dienstverlening.
Enkele markante vaststellingen:
- De schaalgrootte van de gemeente is niet doorslaggevend. Toch hebben de allerkleinste gemeenten het moeilijk.
- De ICT-functie in Vlaamse lokale besturen wordt doorgaans erg technisch ingevuld. Er is weinig ruimte (kunnen, willen én mogen) voor een uitgewerkte en organisatiebrede visie op de inzet van ICT.
- De infrastructuur is zelden een groot probleem. De technische kanten van de ICT-organisatie zijn doorgaans behoorlijk tot goed uitgewerkt.
- De historische evolutie naar gespecialiseerde toepassingen leidt tot een ICT-organisatie die samenwerking en gegevensdeling erg bemoeilijkt.
- Het gegevensbeheer is de achillespees in de gemeentelijke werking. Dit geldt op alle niveaus: databeheer, informatiebeheer, …
- Gemeentelijke processen en de werking van de ICT-toepassingen zijn weinig op elkaar afgestemd.
- De organisatiecultuur en een gedragen én organisatiebrede visie zijn een kritische succesfactor.
Het volledige overzicht van de vaststellingen vindt u in het eindrapport.
Beleidsaanbevelingen
Het i-scanonderzoek formuleert aanbevelingen t.a.v. de verschillende relevante actoren. Hieronder leest u de voorlopige aanbevelingen. Voor meer gedetailleerde weergave verwijzen we naar het eindrapport.
Infrastructuur en toepassingen
Gemeenten:
- Maak werk van integrale infrastructuur, waarbij alle buitendiensten op het gemeentelijke netwerk zijn aangesloten.
- Plaats de focus op de tactische inzet van ICT.
- Werk een doordacht aankoopbeleid uit, met de I-professionals als centraal aanspreekpunt.
Leveranciers
- Breng lightversies uit van toepassingen.
Gegevens
Gemeenten:
- Inventariseer de aanwezige gegevens.
- Spoor dubbel bijgehouden gegevens op en probeer ze te centraliseren.
- Maak standaarden voor gegevens/kijk naar metadata.
- Maak afspraken over het opslaan en beheer van gegevens.
- Maak afspraken over de verantwoordelijkheid van opvolging.
Centrale overheden:
- Zorg voor open standaarden voor gegevens.
- Stel authentieke bronnen ter beschikking van de gemeenten en wees duidelijk over het gebruik ervan.
- Zorg voor een duidelijke communicatie over de privacyregelgeving.
Leveranciers:
- Sluit gegevens niet op in toepassingen.
- Bouw toepassingen rond open standaarden/(toekomstige) authentieke bronnen.
Processen
Gemeenten:
- Beschouw procesanalyse als een noodzaak om tot een verbeterde en efficiëntere dienstverlening en interne werking te komen.
- Respecteer de volgorde procesanalyse -> automatisering.
Centrale overheden:
- Ondersteun gemeenten bij hun procesanalyse die bepaald is door bestaande regelgeving.
- Bied lokale besturen documentatie over eigen processen die impact hebben of verwant zijn met lokale processen.
- Hou bij eigen (optimalisatie)projecten/nieuwe regelgeving en taken voor centrale overheden rekening met aanverwante (keten)processen bij lokale besturen. Stem maximaal op elkaar af en breng processen en de consequenties voor lokale besturen in kaart.
- Besteed aandacht aan mogelijke administratieve vereenvoudiging door gegevensdeling.
Leveranciers
- Beschouw gemeenten niet als proeftuinen.
Organisatiecultuur en -structuur
Gemeenten:
- Stel organisatiebreed denken centraal.
- Besteed aandacht aan de brugfunctie tussen ICT en organisatie.
- Maak van ICT een organisatiebreed gespreksonderwerp.
- Werk aan een ICT-strategie en –beleid.
- Zorg voor voldoende ICT-vaardigheden bij de medewerkers.
- Betrek i-professionals bij organisatiebreed overleg.
- Bekijk de rol, plaats en functie van de ICT-dienst.
- Denk na over de organisatie van de helpdesk/Stimuleer de zelfredzaamheid van de medewerkers.
Centrale overheden:
- Stimuleer kennisontwikkeling over ICT en organisatieverandering.
Eindrapport
Het eindrapport van het i-scanonderzoek wordt begin gepubliceerd n boekvorm: Boudry, E., Janssens, S., De Rynck, F. En Rotthier, S. eGovernment: nieuwe kans of nieuw probleem. Achter de schermen bij Vlaamse gemeenten. Dit boek is het eerste boek in een nieuwe reeks die uitkomt bij Uitgeverij Die Keure genaamd ‘Management in lokale besturen’. U kunt een voorlopige samenvatting inkijken (pdf-bestand).
Nieuw i-scanproject
Er is een nieuw i-scanproject – i-scan2 – opgestart.
|
-
