Inleiding
|
Dankzij dit initiatief kunnen dossiers op een veel eenvoudigere manier op de agenda van de ministerraad belanden.
Het e-regerenproject wil via een beveiligd systeem alle noodzakelijke documenten ter beschikking stellen van ministers, kabinetsleden en bevoegde ambtenaren. De Vlaamse kabinetten krijgen met e-regeren een eigen werkomgeving ter beschikking waarmee ze binnen hun kabinet of tussen kabinetten op een eenvoudige en snelle manier dossiers kunnen uitwisselen.
Door de mogelijkheid om documenten en informatie gemeenschappelijk ter beschikking te stellen laat e-regeren ook de interne werking van de kabinetten efficiënter verlopen. Dit garandeert ook een professionelere opvolging van de verschillende procedurestappen waardoor de kans op procedurefouten gereduceerd wordt.
|
 |
Met e-regeren wordt het mogelijk om documenten elektronisch te ondertekenen met de elektronische identiteitskaart. Ook de bevoegde ambtenaren in de administraties en de verschillende adviesinstanties, zoals de Inspectie van Financiën en de Raad van State, zullen toegang krijgen tot het elektronische platform.
Zodra een dossier in het systeem ingegeven wordt en op het platform terechtkomt, worden de betrokken partijen per mail verwittigd.
Daarna kunnen ze het dossier eventueel bewerken en ter beschikking stellen van diverse kabinetten, bijvoorbeeld voor een interkabinettenoverleg. Daarnaast kan het ook voorgelegd worden voor advies aan de diverse adviesinstanties en uiteindelijk op de agenda van de Vlaamse ministerraad gebracht worden. Alle stukken worden ondertekend met de digitale handtekening van de elektronische identiteitskaart. Zo’n handtekening maakt de documenten meteen authentiek en vrijwaart het systeem van misbruik.
Na een bespreking door de Vlaamse Regering kan ten slotte het volledige dossier meteen ook gearchiveerd en ontsloten worden.
Tot voor kort werden enkel de agenda’s en notulen van de ministerraden elektronisch verdeeld. De afdeling Kanselarij van de Vlaamse Regering, die het hele besluitvormingsproces van onze regering verzorgt, mailde ze telkens door naar de verschillende kabinetten en secretariaten-generaal van de administraties. De documenten ter voorbereiding van de ministerraad, zoals nota’s, werden enkel op papier verspreid. Dankzij het e-regerenproject kunnen die nu ook elektronisch rondgestuurd kunnen worden. Jaarlijks worden op die manier minstens 3 miljoen bladzijden gekopieerd en wordt een heel proces van manuele uitwisseling van papieren vereenvoudigd.
Met e-regeren is het eenvoudiger om over een document advies te vragen of om een overleg te plannen. Bovendien staan alle geagendeerde documenten sneller ter beschikking van alle kabinetten en bevoegde ambtenaren. Zodra de afdeling Kanselarij de documenten agendeert, kunnen ze ook meteen opgevraagd worden. Alle documenten worden verwerkt en gearchiveerd in gewone documentformaten (Word, Excel …) waardoor ze eenvoudig doorzocht kunnen worden.
Het proces eRegeren (hoe komt een regeringsbeslissing tot stand)
Een dossier doorloopt een uitgebreid proces vooraleer het op de Vlaamse Regering komt. Het proces bevat volgende stappen:
Stap |
Omschrijving |
| 1. |
Er wordt een voorbereidende nota gemaakt en gepost op de e-regeren server. |
| 2. |
Het document wordt na bespreking een ontwerp van nota aan de Vlaamse Regering. |
| 3. |
De nota wordt voor advies voorgelegd aan Taaladvies. |
| 4. |
Er wordt indien nodig een regulerings impact analyse uitgevoerd op de nota door de dienst Wetsmatiging. |
| 5. |
Er wordt indien nodig een advies gevraagd aan de Inspectie van Financiën. |
| 6. |
Na deze stap wordt de nota voorgelegd aan de diverse officiële adviesraden. Deze adviesraden brengen advies uit over de ontwerpnota aan de Vlaamse Regering. Voorbeelden van dergelijke adviesraden zijn de SERV en de MINA-raad. |
| 7. |
Er wordt indien de nota een financiële weerslag heeft een begrotingsgoedkeuring gevraagd. |
| 8. |
Al deze documenten worden beheerd, uitgewisseld en bediscussieerd in de e-regeren
werkomgeving. Indien nodig wordt de nota aangepast. De diverse versies die van de nota ontstaan worden bijgehouden op de e-regeren server. |
| 9. |
De ontwerp nota aan de Vlaamse Regering wordt besproken in een interkabinettenoverleg
(IKW). In dit overleg krijgt de nota zijn definitieve vorm. |
| 10. |
De nota en de begeleidende documenten voor de regering worden doorgestuurd naar de
Vlaamse Kanselarij die alle stukken voor de Vlaamse Regering bij elkaar brengt. |
| 11. |
De nota wordt door de Kanselarij doorgestuurd naar het kabinet van de Vlaams minister-president. |
| 12. |
De nota wordt doorgestuurd, samen met de agenda voor de Vlaamse Regering, naar de kanselarij. De kanselarij zorgt ervoor dat de andere ministers tijdig de nodige documenten ontvangen. |
| 13. |
De Vlaamse Regering neemt een beslissing over de ontwerpnota. De nota en de
beslissing worden dankzij e-regeren elektronisch gearchiveerd en bijgehouden. |
De eRegeren werkomgeving
De Vlaamse kabinetten krijgen met e-regeren een eigen werkomgeving ter beschikking waarmee zij binnen een kabinet of tussen kabinetten (vb. in het kader van een zgn. interkabinettenoverleg) op een éénvoudige manier dossiers kunnen uitgewisselen binnen een beveiligde omgeving. De e-regeren omgeving laat bovendien toe dat ook de interne werking van de kabinetten efficiënt kan verlopen via de eRegeren werkomgveving (nl. d.m.v. het gemeenschappelijk ter beschikking stellen van documenten en informatie).
Afbeelding van de e-regeren werkomgeving
Met e-regeren is het mogelijk om een dossier in te geven, het dossier te
bewerken (zgn. dossier in beraad brengen), het dossier ter beschikking te stellen aan de diverse kabinetten (zgn. interkabinettenoverleg), het dossier voor advies voor te leggen aan diverse adviesinstanties en het dossier formeel op de agenda van de Vlaamse ministerraad te brengen. Tot slot kan het volledige dossier na bespreking door de Vlaamse regering ook gearchiveerd en ontsloten worden.
Projectplanning
De eerste fase van het e-regeren project is sinds mei 2005 online. In deze fase zullen 400 kabinetsleden en ambtenaren toegang krijgen tot de werkomgeving. De kabinetten zullen o.a. dossiers kunnen ingeven, bewerken en voorleggen aan diverse adviesinstanties. Sinds begin 2006 is het e-regeren project operationeel zodat het agenderingsproces en archiveringsproces elektronisch kan verlopen.
|
-
